Cómo analizar licitaciones anteriores para preparar mejor una oferta
Analizar contratos y adjudicaciones similares permite conocer la competencia, las bajas habituales y los factores que han decidido otras licitaciones antes de preparar tu oferta.
Antes de preparar una oferta puede resultar muy útil comprobar qué ha ocurrido en contrataciones similares. No siempre existirá una licitación anterior exactamente igual, pero normalmente es posible encontrar antecedentes que permitan conocer mejor el mercado en el que la empresa va a competir.
En un servicio recurrente, el antecedente más evidente será el contrato anterior. En una obra, donde cada actuación puede ser diferente, el análisis puede realizarse sobre otras obras de características, importe o complejidad semejantes, promovidas por el mismo órgano de contratación o desarrolladas dentro del mismo ámbito de actividad.
La finalidad no es predecir el resultado de la nueva licitación. Es evitar preparar la oferta sin conocer cómo se ha comportado anteriormente ese mercado.
Qué información pueden aportar los contratos anteriores
Las adjudicaciones previas permiten conocer aspectos que el nuevo pliego no refleja.
El número de empresas presentadas puede indicar si existe una concurrencia elevada o si, por el contrario, se trata de un mercado con pocos operadores habituales. Las ofertas económicas permiten observar el nivel de bajas con el que se ha competido y si existen empresas que siguen estrategias especialmente agresivas en precio.
Cuando existen criterios sujetos a juicio de valor, los informes técnicos permiten además comprobar qué diferencias se produjeron entre las ofertas y qué elementos fueron especialmente valorados por el órgano de contratación.
Esta información puede modificar la estrategia. Una empresa puede descubrir que el precio tiene formalmente un peso importante, pero que las diferencias económicas entre los licitadores suelen ser pequeñas y la adjudicación termina decidiéndose en la puntuación técnica. En otros procedimientos puede ocurrir exactamente lo contrario.
En obras también existen antecedentes útiles
Que una obra no se haya licitado anteriormente no significa que no exista información comparable.
Puede resultar útil revisar otras actuaciones promovidas por el mismo órgano de contratación, obras con presupuestos semejantes o contratos correspondientes al mismo sector. También puede analizarse qué constructoras concurren habitualmente, qué bajas presentan y con qué frecuencia aparecen ofertas incursas inicialmente en presunción de anormalidad.
La comparación debe hacerse con prudencia. No es igual una obra de rehabilitación que una urbanización ni resulta razonable trasladar automáticamente las bajas observadas en un contrato a otro con una estructura de costes diferente.
El objetivo es identificar patrones, no obtener una cifra que deba reproducirse en la nueva oferta.
Las actas y los informes explican más que la adjudicación
Conocer únicamente quién ganó y por qué importe ofrece una visión incompleta.
El perfil de contratante puede contener las actas de la mesa, los informes de valoración, la resolución de adjudicación y otros documentos del procedimiento. La LCSP exige que el perfil agrupe la información relativa a la actividad contractual y establece su acceso público, manteniéndose la información accesible durante un periodo mínimo de cinco años.
Estos documentos permiten entender cómo se desarrolló realmente la competencia. Puede comprobarse si alguna oferta fue excluida, dónde perdió puntuación cada licitador, qué aspectos destacó el informe técnico o si el adjudicatario obtuvo una ventaja significativa en un criterio concreto.
La Plataforma de Contratación muestra, en la práctica, expedientes en los que junto a la adjudicación se publican las actas y los informes técnicos de valoración, lo que permite reconstruir buena parte del procedimiento competitivo.
El histórico sirve para posicionarse, no para copiar
Una licitación anterior puede ayudar a conocer el nivel de competencia, pero no sustituye al análisis del pliego actual.
Los criterios pueden haber cambiado, pueden aparecer nuevos competidores y las condiciones económicas de la prestación pueden ser diferentes. Una estrategia que permitió ganar un contrato anterior puede dejar de ser adecuada en la siguiente convocatoria.
Tampoco debe utilizarse la información histórica para reproducir mecánicamente una determinada baja o intentar imitar la propuesta del anterior adjudicatario.
Su utilidad es distinta: permite entender qué factores han sido relevantes hasta ahora y valorar dónde puede situarse la ventaja competitiva de la empresa.
Antes de redactar una memoria o decidir un precio, conocer lo ocurrido en contratos comparables puede aportar una información que el pliego, por sí solo, no ofrece.
No se trata de preparar la oferta mirando al pasado, sino de utilizar el pasado para entender mejor cómo competir en la siguiente licitación.